Proje gereksinimlerinin toplanması, proje hedeflerine ulaşabilmek adına paydaşların ihtiyaçlarının ve gereksinimlerinin belirlenmesi ve belgeye dökülmesi sürecidir.
Proje yönetiminde oldukça yüksek öneme sahip olan bu süreç paydaşların ihtiyaçlarını daha iyi anlamamızı sağlayarak proje yöneticisinin elinde paydaşları yönetmek için kullanılan kullanışlı bir araç oluşturur. Projenin başlangıç aşamasının ardından oldukça erken bir süreçte hayata geçirilir. Gereksinimlerin toplanması sürecini hayata geçirebilmek için paydaşların belirlenmesi sürecinin kesinlikle hayata geçirilmesi gerekir. Zaten mantık yürütüldüğünde paydaşlar belirlenmeden paydaşların gereksinimlerinin toplanmasının mümkün olmayacağı açık. PMP sertifika sınavında önem düzeyi yüksek süreçlerden birisidir.
.png)
Dahil Olduğu Süreç Grubu: Planlama Süreç Grubu
Dahil Olduğu Bilgi Alanı: Kapsam Yönetimi Bilgi Alanı
Süreçte Üretilen Çıktılar:
Gereksinim Dökümantasyonu: Ne yapılması gerektiğini anlatan ve her bir gereksinimin proje açısından niçin önemli olduğunu bize anlatan belgedir.Gereksinim dökümantasyonu;
Dahil Olduğu Süreç Grubu: Planlama Süreç Grubu
Dahil Olduğu Bilgi Alanı: Kapsam Yönetimi Bilgi Alanı
Süreçte Üretilen Çıktılar:
Gereksinim Dökümantasyonu: Ne yapılması gerektiğini anlatan ve her bir gereksinimin proje açısından niçin önemli olduğunu bize anlatan belgedir.Gereksinim dökümantasyonu;
- Çözülen kök problemleri
- Gereksinimlerin kaynağını
- Süreçlerin ve gereksinimlerin ilişkisini
- Her bir gereksinimin boyutu ile ilgili ölçümleri
- Gereksinimlerin hukuki ve etik boyutunu
- Kısıtlama ve varsayımları
- Gereksinimlerin paydaşlar üzerindeki beklenen etkisini tanımlamalıdır.
- Gereksinim İzlenebilirlik Matrisi: Bir gereksinim toplandığında bu gereksinimin kaynağını da kayda almak önem arz eder. Eğer bir gereksinim, gereksinim listesine alınacak kadar kayda değer görüldüyse, o gereksinimi gereksinim izlenebilirlik matrisine de dahil etmek gerekir. Gereksinim listesinde gereksinimin sahibi, gereksinimin statüsü gibi bilgiler yer alacağı gibi, temel olarak gereksinimin kaynağı kaydedilir. Buna göre bir gereksinim, hukuki sebeplerden, kontrat içeriğinden, etik kaygılardan, departmanların taleplerinden veya paydaşların taleplerinden kaynaklanabilir.
- Proje Başlatma Belgesi: Projenin sonucu veya ortaya çıkaracağı ürün hakkında tanım içerdiğinden proje başlatma belgesi bu süreçte girdi olarak kullanılacaktır.
- Proje Yönetim Planı
- Gereksinim Yönetim Planı: Gereksinimlerin nasıl toplanacağını ve belgeye döküleceğini gösterecek olan girdidir.
- Kapsam Yönetim Planı: Toplanacak gereksinimlerinin özelliklerinin açığa kavuşturulduğu girdidir.
- Paydaş Katılım Planı: Gereksinimlerin toplanması sürecine paydaşların ne derece dahil olacağını ve bu sürecin nasıl işletileceğini gösteren girdidir.
- Varsayım Kaydı: Henüz gerçekleşmemiş aktivitelere dair gereksinimlere varsayımları göz önünde bulundurarak karar veririz. Bu yüzden varsayım kaydı önemlidir.
- Alınan Dersler Kaydı: Süreci işletirken organizasyon hafızanızın sahip olduğu iyi uygulama örneklerinden faydalanmanızı sağlar.
- Paydaş Listesi: Temel amaç olarak gereksinimleri paydaşlarımızı memnun etmek amacıyla topladığımızı düşünürsek, doğru paydaşlara ulaşmak mantıken önemlidir. Bu yüzden de paydaş listesi sürecin en önemli girdilerinden birisi olacaktır.
- İş Gerekçesi: Projenin hayata geçirilme sebeplerini açıkladığı için gereksinimlerin toplanması açısından yönlendirici bir etkiye sahip olacaktır.
- Anlaşmalar
- Çevresel İşletme Faktörleri
- Organizasyonel Süreç Varlıkları
Kullanılan Araç ve Teknikler:
- Uzman Görüşü
- Beyin Fırtınası: Fikirlerin atış serbest bir şekilde kimsenin bir fikri daha kalmayana kadar paylaşıldığı, bu süreçte kimsenin kimsenin fikrine itiraz etmediği, fikirlerin sıralanmadığı yada tartışılmadığı bir paylaşım ortamıdır. Buradaki amaç olabildiğince fazla sayıda ve yaratıcı fikirleri kaydetmektir.
- Görüşmeler : Konunun uzmanıyla proje yöneticisi tarafından yapılan bir görüşmedir. Gereksinimin hangi özelliklere sahip olması gerektiğinie dair görüşme gerçekleştirilebilir.
- Odak Grupları: Bire bir gerçekleştirilen görüşmelerin aksine odak gruplarda paydaşları içeren bir grupla proje ekibinin paydaşların ihtiyaç ve gereksinimlerini konuştuğu bir yöntemdir. Paydaşların ihtiyaçlarını açıkça ifade edebilmeleri için uygun ortam oluşturmayı hedefler.
- Soru Formları ve Anketler : Geniş gruplara yönelik araştırma yapıldığında gereksinimlerin hızlı bir şekilde elde edilebilmesi amacıyla gerçekleştirilir.
- Kıyaslama: Proje dışı iyi uygulama örneklerini tespit edip bu örneklerden ilham almaya dayanan bir araçtır. Genellikle projenizle ortak özellikleri bulunan projeler bu kapsamda incelenebilir.
- Belge Analizi:İhtiyaç duyulan bütün verilerin analiz edilip raporlanmasıdır.
- Oylama: Proje yöneticisinin paydaşlara karar aldırmak için kullandığı bir araçtır. Farklı oylama teknikleri bulunmaktadır.
- Çok Kriterli Karar Analizi: Her bir kritere bir değerin atandığı ağırlıklı bir matrisin kulanıldığı daha sonra bu kriterlerin puanlanarak karşılaştırmanın yapıldığı karar alma tekniğidir.
- Yakınlık Şemaları: Bu şema ile beyin fırtınası yönteminde elde edilen fikirler alınarak mantıksal grup ve kategorilerde düzenlenir.
- Zihin Haritaları: Anlamlı ilişkiler yaratarak fikirleri grafiğe döken araçtır. Bu araçla takım üyelerinin fikirler arasındaki ilişkiyi görmesi amaçlanır.
- Nominal Grup Tekniği: Beyin fırtınası yöntemiyle fikirlerin oluşturulduğu ve oylanarak öncelik sırasının yapıldığı tekniktir.
- Gözlem: Bir çalışanın çalışmasını gözlemleyerek bu gözlem sürecinde ihtiyaçlar hakkında fikir sahibi olmaya çalışmaya dayanan yöntemdir.
- Kolaylaştırma: Önemli paydaşların aynı ortamda toplanarak fikirlerin ortaya çıkmasına yönelik çalıştaylar düzenlenmesine yönelik tekniktir.
- Bağlam Şeması: Birbirleriyle ilişki içerisindeki aktörleri göstermeye yarayan şemadır.
- Prototipler: Ürünün küçük bir versiyonunun üretilerek gereksinimler hakkında fikir sahibi olmaya dayanan tekniktir.
Yorumlar:
1 - Turul - 30.09.2021
PMBOK 7 ile gereksinimlerin toplanması süreci de performans alanlarının bir parçası haline geldi ve gereksinimlerin ortaya çıkarılması kavramı daha fazla ön plana çıkar oldu.
