Proje aktivitelerinin tanımlanması süreci proje teslimatlarını oluşturmak için gerçekleştirilmesi gereken aktivitelerin belirlenmesini kapsayan bir proje yönetim süreci.
Kapsam temel çizgisini bir kez oluşturduktan sonra artık proje çalışmalarını proje aktivitelerine ayrıştırmak için kapsam temel çizgisinden faydalanabiliriz. Bu süreçte elde edeceğimiz temel çıktı ise aktivite listesi olacak. Bu liste ise projenin tamamlanması için proje zaman çizelgesinde yer alacak olan bütün aktiviteleri barındırıyor. Peki ya bu listeyi nasıl elde edeceğiz. Bu liste temel olarak iş kırılım yapısının (WBS) analiz edilip iş paketlerinin zaman çizelgesi aktiviteleri haline gelene kadar ayrıştırılmasıyla yapılıyor. Burada da iş kırılım yapısı (WBS) ile proje aktivitelerinin arasındaki farkı daha iyi anlıyoruz.
Proje aktiviteleri tekil olarak aktiviteleri içerirken iş kırılım yapısında (WBS) ilgili aktiviteleri ilgili insan kaynağıyla birlikte gruplandırarak verir. Zaman Çizelgesi Yönetimi Bilgi Alanının bir parçası olan aktivitelerin tanımlanması süreci proje yönetimi açısından oldukça önemli. Çünkü zaman çizelgesi yönetiminde yer alan diğer 4 süreç olan aktivitelerin sıralanması, aktivite sürelerinin tahmin edilmesi, zaman çizelgesinin yönetilmesi, zaman çizelgesinin kontrolü süreçlerinde, bu süreçte oluşturacağımız aktivite listesi temel girdi olarak kullanılacak.
Proje aktivitelerinin tanımlanması her zaman kapsam temel çizgisinin oluşturulmasının ardından yapılır. Yani farklı bir deyişle bu süreci hayata geçirmek için, proje kapsam bildiriminin, iş kırılım yapısının (WBS) ve iş kırılım yapısı - WBS sözlüğünün oluşturulmuş olması gerekir. PMP sınavında süreçlerin sıralanmasına dair soruların bulunduğunu düşünürsek bu bilgiyi aklımızda tutmamız faydamıza olacaktır.
Dahil Olduğu Süreç Grubu: Planlama Süreç Grubu
Dahil Olduğu Bilgi Alanı: Zaman Çizelgesi Yönetimi Bilgi Alanı
Süreçte Üretilen Önemli Çıktılar:
Aktivite Listesi: Proje aktivitelerinin tanımlanması sürecinin en önemli çıktısıdır. İlişkili aktiviteler bir araya gelerek iş paketlerini oluştururlar. Tanımlanan faaliyetlerin tutarlı ve kapsayıcı olması ortaya çıkarılan aktivite listesinin başarısını gösterir.
Aktivite Özellikleri: Proje ilerledikçe aktivitenin uygulanmasından kimin sorumlu olduğu, tedarik edilmesi gerekenler, aktivitenin uygulanacağı yer gibi aktivite özelliklerinin kayıt altına alınmasına ihtiyaç duyulur. Aktivite özellikleri, aktivite listesinin bir parçası olarak oluşturulabileceği gibi ayrı bir belge olarak da hazırlanabilir. Ancak her zaman aktivite listesi ile birlikte düşünülmelidir.
Kilometre Taşları Listesi: Önemli Kilometre taşları bu süreçte listelenir. Bunlar bir kontrattan kaynaklanan tarihler olabilir, zaman çizelgesi kısıtları veya önceden belirlenen önemli günler olabilir.
Sürecin Girdileri:
Kapsam Yönetim Planı: Aktivitelerin tanımlanması sürecinin nasıl gerçekleşeceğini anlamamız için ihtiyacımız olan girdidir.
Kapsam Temel Çizgisi: Bu süreçte tanımlanan her bir aktivite kapsam temel çizgisinde yer alan bilgilerle ilişkili olacaktır.
Çevresel İşletme Faktörleri
Organizasyonel Süreç Varlıkları
Kullanılan Araç ve Teknikler:
Ayrıştırma: Tıpkı İş Kırılım Yapısının (WBS) Oluşturulması Sürecindeki gibi bu süreçte de ayrıştırma yöntemi iş paketi en küçük yönetilebilir aktiviteye ulaşılana dek ayrıştırılır.
Yaklaşan Dalga Planlaması: Yakın zamanda uygulamaya geçirilmesi planlanan aktivitelerin daha detaylı olarak incelenmesi, uygulanması daha geç bir tarihte planlanan aktivitelerin ise detaylı analizinin ertelenmesine dayalı bir yöntemdir.
Uzman Görüşü: Proje ekibinden, danışmanlardan veya fonksiyonel yöneticilerden uzaman görüşü alınabilir. Ya da benzer aktiviteleri daha önce hayata geçirmiş kişi veya gruplardan uzman görüşü alınabilir.
Toplantılar
