Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi

Zaman çizelgesi yönetimi bilgi alanının odaklandığı temel nokta aktiviteleri zaman bazında gösteren zaman çizelgesi çıktısının oluşturulmasını sağlamaktır. Bu noktada her bir aktivite için ne kadar süre harcamamız gerektiği zaman çizelgesinde göstermemiz gereken öneli unsurlardan birisidir. Bu bilgiye de ancak tahminleme yöntemleri kullanarak ulaşabiliriz. Aktivite sürelerinin tahmin edilmesi süreci adından da anlaşılacağı gibi, aktivite listesinde yer alan her bir aktivitenin ne kadar süreceğinin tahmin edildiği süreçtir. Aktivite kaynaklarının tahmin edilmesi sürecinin hemen ardından gerçekleştirilir. PMP sınavında bu öncelik sonralık ilişkisi soru olarak karşınıza çıkabilir.

Aktivite süreleri aktiviteye atanmış olan kaynaklara göre çalışma periyodları ile tahmin edilir. Bir çalışma periyodu ise basit tabirle bir iş yapılırken ölçülen zamandır. Bu zaman birimi aktivitenin büyüklüğüne göre saat, gün veya ay olabilir.

Bir aktivitenin yapılma süresini etkileyen bir çok faktör var. İşi kim yapıyor, kaynaklar ne zaman müsait, kaynakların niteliği ne, yapılacak işin boyutu e kadar gibi bir çok sorunun cevabını bulduktan sonra isabetli bir süre tahmini yapılması mümkün olabilir.

Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi Sürecinin Girdileri

• Aktivite Listesi: Bu liste sürelerinin tahmin edilmesi gereken aktiviteleri içereceğinden süreçte yer alması gereken bir girdidir.
• Aktivite Özellikleri: Aktivite özellikleri her zaman aktivite listesi ile birlikte ele alınması gerektiğinden süreçte girdi olarak yer alacaktır. Ayrıca aktivite özelliklerine bakıp birbirini takip eden işlerde, bir iş iki farklı aktivitede tekrarlanıyorsa, bu detay göz önünde bulundurularak aktivite sürelerini tahmin edebiliriz.
• Kapsam Temel Çizgisi: İş kırılım yapısının (WBS) ve iş kırılım yapısı - WBS sözlüğünün teknik detayları proje aktivite sürelerini etkileyebilir. Kapsam temel çizgisinin bir diğer bileşeni olan kapsam bildiriminde yer alan kısıtlar ve varsayımlar da aktivitelerin süresini etkileyebilir. Eğer kaydedilmiş bir varsayım gerçekten doğruysa bu aktivitenin süresini uzatabilir ya da kısaltabilir. Kısıtlar ise aktivite sürelerine maksimum veya minimum limitler koymakta işimize yararlar.
• Kaynak gereksinimleri: Aktivitelerin süreleri niteliklerine göre ve o aktivitelere atanan kaynaklara göre değişkenlik göstereceğinden kaynak gereksinimleri de bu süreçte girdi olarak yer almalıdır. Örneğin, 2 uzman personel tarafından yapılması gereken bir aktivitenin süresi eğer müsait yalnızca bir uzman varsa normal olarak uzayacak ve aktivite süreleri etkilenecektir.
• Aktivite Takvimi: Bu takvim proje süresince kullanılan fiziksel kaynakları ve insan kaynaklarını gösterir.
• Kaynak kırılım yapısı: Kaynak kırılım yapısı kaynağın kategorisine göre yada tipine göre organize edilmiş grafiksel bir gösterim sunar.
• Çevresel İşletme Faktörleri
• Organizasyonel Süreç Varlıkları

Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi Sürecinde Kullanılan Araç ve Teknikler

• Analog Tahminler: Kuruluşunuz bünyesinde daha önce gerçekleştirilmiş bir aktiviteden elde edilen bilgilerin, aktivite süresinin tahmininde kullanılmasıdır. İki aktivitenin gerçekten ilişkili olup olmadığını tespit etmek amacıyla uzman görüşü ile birlikte kullanılır.
• Parametrik Tahmin: Bu sayısal teknik üretkenlik katsayısı mevcut olduğunda aktivite süresini tahmin etmek için kullanılır. Örneğin ekibinizin 40 metrekare parke döşemesi gerekiyorsa ve saatte yarım metrekare döşeme kapasitesine sahipse, o aktivite 80 saatte tamamlanacaktır.
• Üç Nokta Tahmini: Pert olarak da bilinen üç nokta tahmini, en kötü, en olası ve en iyi olan üç farklı sürenin belirlenmesi ve bu belirlenen süreler kullanılarak beta dağılımıyla veya [(En iyi + 4 x En olası + En iyimser)/6] veya üç değeri toplayıp üçe bölerek ortalama değerin bulunmasıyla tahmini süreye ulaşılır.
• Dipten Yukarı Tahmin: Bir aktivitenin gerçekleştirilmesi için atılması gereken her bir küçük adım belirlenerek bu adımların sürelerinin tahmin edilmesi ve daha sonra bu sürelerin toplanarak aktivite süresinin tahmin edilmesine yarayan tahmin yöntemidir. Aktiveteye dair kuruluşunuzun yeterli tecrübesi olduğunda ve bilinmeyenler az olduğunda oldukça kullanışlı bir yöntemdir.
• Alternatif Analizi ve Karar verme teknikleri: Yap ya da satın al kararı bu aracın en önemli örneğidir. Proje ve organizasyonlar için en iyi kararın verilmeye çalışılmasını kapsar.
• Yedek Analizi: Yedek süre aktivite süresi tahmininin üzerine eklenen ekstra süredir. Projedeki risklerin tespitiyle paralel olarak yedek analizi yapılarak yedek süreler tespit edilir.
• Uzman Görüşü ve Toplantılar: Yeterli bilginin olmadığı zamanlarda uzman görüşü de kullanılabilir. Aynı zamanda parametrelerin belirlenmesinde, analog tahminlemede benzer işlerin belirlenmesinde uzman görüşlerine ve toplantılara ihtiyaç duyulabilir.

Süreçte Elde Edilen Çıktılar:

• Süre Tahminleri: Rahatlıkla tahmin edebileceğiniz üzere bu sürecin en önemli çıktısı süre tahminleri. Hangi tekniği kullandığınıza bakılmaksızın aktivitelerin tamamlanması için harcanması gereken sürenin sayısal bir tahminini bu çıktı ile elde ediyoruz.
• Tahminlerin Temeli: Tahminlerin nasıl yapıldığı, varsayımların neler olduğu, kısıtların neler olduğu ve belirsizliklerin neler olduğu gibi tehminlere ait bilgilerin kayda alındığı belgedir.