Proje Yönetiminde Kapsamın Kontrolü

Proje kapsamında oluşturduğunuz teslimatlar, projenin sonuna doğru müşteri tarafından incelenir ve belirlenen gereksinimlerle karşılaştırılarak gerekli onaylar verilir. Bu işlem kapsamın onaylanması süreci kapsamında gerçekleştirilir. Ancak, proje yönetiminin bu aşamasında ürünün müşteri tarafından kabul edilmemesi demek, düzeltici faaliyet için çok geç kalmışsınız demektir. Bütün işi yeniden yapmak, her şeyi en baştan almak bile gerekebilir. PMP sertifikası almak için mantığını iyi anlamamız gereken izleme ve kontrol süreçlerinden birisidir kapsamın kontrolü süreci.

Hep söylediğimiz gibi projelerde hatalar ve sapmalar ne kadar erken fark edilirse o kadar iyidir. Bu nedenle de projeyi sürekli kontrol altında tutmak şarttır. Bu nedenle varsa eğer kapsam sapmalarını bulmak için projenin sonunu beklememeli proje boyunca bu sapmaları kontrol edecek bir mekanizma kurmalısınız. İşte kapsamın kontrolü süreci bu amaca hizmet eden önleyici bir süreçtir.

Sürecin, proje kapsamında üretilecek ürünün gereksinimleri sağlayıp sağlamadığının kontrol edilmesi ve onaylanan kapsam üzerinde yapılacak değişikliklerin kontrol altında tutulması olmak üzere iki temel amacı vardır.

Kapsam üzerinde yapılacak değişikliklerin kontrol altında tutulması, proje yöneticisinin en önemli görevlerinden birisidir. Çünkü bu alanda yapılacak hatalar kapsam kayması (scope creep) ve altın kaplama (gold plating) gibi kritik hatalara sebep olabilir. Kısaca üzerinden geçmek gerekirse kapsam kayması, proje kapsamında yapılan değişikliklerin resmi değişiklik kontrol süreçlerinden geçmeden doğrudan uygulanması sonucu kapsamın kontrol edilemez bir noktaya gelmesi iken, altın kaplama ise müşterinin gereksinimlerinin ötesine geçerek kapsamda yer almayan özellikler sunmaktır. Bu iki kavram projeyi çok yüksek ihtimalle başarısızlığa sürükler.

Kapsamın kontrolü süreci sonunda elde edilen çıktılar
Sürecin Girdileri
Süreçte Kullanılan Araç ve Teknikler